Over IBB Fest
Het IBB Fest is een eendaags cultureel festival voor en door de bewoners van het Ina Boudier-Bakkerlaan studentencomplex te Utrecht en zal volgend jaar weer plaatsvinden op zaterdag 6 september van 15:00-23:00. IBB Fest is een dag vol culturele uitingen die de studenten van Utrecht verbindt op laagdrempelige en toegankelijke wijze en is gratis te bezoeken. Op het festival is er voor ieder wat wils. Zo kun je er live muziek, theater, dans, beeldende kunst en meer vinden! Allemaal van lokaal, jong en divers talent. Het festival wordt georganiseerd voor en door enthousiaste studenten, maar iedereen die zin heeft in een leuke culturele dag is meer dan welkom. Op het festival kun je bij verschillende barren en foodtrucks een hapje en een drankje halen en genieten van de laatste stralen van de zomerzon. IBB Fest wordt op geheel vrijwillige basis georganiseerd, wil jij hierbij helpen? Solliciteer op een van de openstaande functies!
Functieomschrijving
Als Secretaris/Acquisiteur ben je verantwoordelijk voor de administratieve taken binnen onze organisatie en het werven van financiële middelen en samenwerkingen. Je vervult een cruciale rol in het behouden van structuur en continuïteit, onder andere door het notuleren van vergaderingen en het beheren van de e-mailcorrespondentie. Naast deze administratieve taken zorg je voor het aantrekken en onderhouden van fondsen, wat bijdraagt aan de financiële gezondheid en toekomst van het festival. Ook zul je nauw samenwerken met onze Sponsorwerver, bij het werven van andere sponsors en samenwerkingspartners.
Deze functie biedt je de kans om zowel intern als extern actief betrokken te zijn, van communicatie met het team tot het opbouwen van waardevolle relaties met sponsoren en partners. Het is een leerzame positie, vooral voor personen die geïnteresseerd zijn in de organisatie van culturele evenementen. Je ontwikkelt hierbij vaardigheden op het gebied van planning, fondsenwerving en netwerken in de culturele sector.
Verantwoordelijkheden
– Notuleren van vergaderingen.
– Beheren van de algemene e-mailcorrespondentie van de organisatie.
– Het waarborgen van een goede interne communicatie.
– Het op orde houden van de gedeelde Drive
– Ontwikkelen van strategieën voor het werven van financiële middelen via subsidies en fondsen.
– Onderhouden van contacten met bestaande fondsen en sponsoren.
– Actief benaderen van nieuwe sponsoren en samenwerkingspartners.
– Samenwerken met de Sponsorwerver om sponsorpakketten op te stellen en relaties te onderhouden.
– In het algemeen meedenken over de invulling en vormgeving van IBB Fest.
Wij zoeken iemand die
– Organisatorisch sterk is en goed kan plannen, overzicht kan bewaren en meerdere taken tegelijk kan beheren.
– Communicatief vaardig is, zowel schriftelijk als mondeling. Je bent duidelijk en professioneel, en je kunt goed met verschillende doelgroepen communiceren (teamleden, sponsoren, partners).
– Oog voor detail heeft, zorgvuldigheid is belangrijk bij het notuleren van vergaderingen, het opstellen van documenten en het beheren van e-mails.
– Netwerkvaardigheden heeft, je bent sociaal vaardig en weet waardevolle relaties op te bouwen en te onderhouden, zowel intern als extern.
– Flexibel is, in een dynamische festival omgeving moet je snel kunnen schakelen en omgaan met onverwachte veranderingen.
– Affiniteit heeft met cultuur en evenementen, je hebt interesse in culturele evenementen en bent gemotiveerd om bij te dragen aan een succesvolle festivalervaring.
– Ervaring in het organiseren van evenementen, project-based werken of fondsenwerving is een pré, maar zeker geen vereiste. IBB Fest is een organisatie met genoeg ruimte om van elkaar te leren en te groeien.
– Je bent woonachtig in Utrecht, maar wonen op het Ina Boudier-Bakkerlaan studentencomplex is geen vereiste. Wel verwachten we dat je één keer per week op woensdagavond beschikbaar bent om fysiek te vergaderen.
Wij bieden
– De kans om ervaring op te doen binnen het organiseren van (culturele) evenementen.
– De kans om bij te dragen aan een groeiend cultureel evenement in Utrecht.
– De kans om samen te werken in een hecht team aan vrijwilligers.
– Ruimte voor eigen initiatief en creatieve inbreng.
– De kans om een netwerk binnen de culturele sector op te bouwen.
– De kans om je vaardigheden op het gebied van administratie en fondsenwerving te vergroten.
– Gezelligheid!
Solliciteren
Ben jij de secretaris/acquisiteur die we zoeken? Stuur dan je motivatiebrief (min. half A4, max. 1 A4) en relevante werkervaring naar organisatie@ibbfest.nl t/m 10 oktober 2024. We kijken ernaar uit om van je te horen! Ben je geïnteresseerd in meerdere openstaande functies? Geef dan maximaal 2 voorkeuren op in je motivatiebrief.