Over IBB Fest
Het IBB Fest is een eendaags cultureel festival voor en door de bewoners van het Ina Boudier-Bakkerlaan studentencomplex te Utrecht en zal volgend jaar weer plaatsvinden op zaterdag 6 september van 15:00-23:00. IBB Fest is een dag vol culturele uitingen die de studenten van Utrecht verbindt op laagdrempelige en toegankelijke wijze en is gratis te bezoeken.Op het festival is er voor ieder wat wils. Zo kun je er live muziek, theater, dans, beeldende kunst en meer vinden! Allemaal van lokaal, jong en divers talent. Het festival wordt georganiseerd voor en door enthousiaste studenten, maar iedereen die zin heeft in een leuke culturele dag is meer dan welkom. Op het festival kun je bij verschillende barren en foodtrucks een hapje en een drankje halen en genieten van de laatste stralen van de zomerzon. IBB Fest wordt op geheel vrijwillige basis georganiseerd, wil jij hierbij helpen? Solliciteer op een van de openstaande functies!
Functieomschrijving
Als vrijwilligerscoördinator ben jij verantwoordelijk voor alles rondom de vrijwilligers. Jij zorgt ervoor dat alle vrijwilligers worden geworven, ingedeeld en begeleid om IBB Fest soepel te laten verlopen. Dit betekent dat je betrokken bent bij de werving en selectie van nieuwe vrijwilligers, het opstellen van duidelijke draaiboeken en het zorgen voor een goede communicatie tussen de vrijwilligers en de rest van het team. Ook ben je verantwoordelijk voor het maken van de roosters voor alle vrijwilligers. Je speelt een belangrijke rol in het creëren van een positieve en productieve sfeer, waarin vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en hun taken met plezier uitvoeren.
Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers op de dag van het festival en draag je zorg voor een goede afstemming van alle teams. Dit is een uitdagende en veelzijdige rol waarin je zowel organisatorische als sociale vaardigheden ontwikkelt en bijdraagt aan het succes van een uniek evenement! Vanwege het grote aantal vrijwilligers waarop IBB Fest steunt, zoeken wij twee vrijwilligerscoördinatoren. Je zal dus nauw samenwerken met deze tweede persoon!
Verantwoordelijkheden
– Werven en selecteren van vrijwilligers voor verschillende taken tijdens het festival.
– Opstellen van roosters en zorgen voor een evenwichtige taakverdeling.
– Zorgen voor een goede voorbereiding en training van vrijwilligers, zodat iedereen zijn taak goed begrijpt.
– Het opstellen van duidelijke draaiboeken en informatiemateriaal voor de vrijwilligers.
– Aanspreekpunt zijn voor de vrijwilligers voor en tijdens het festival en zorgen dat ze zich ondersteund voelen.
– Coördineren van alle vrijwilligersactiviteiten op de dag van het festival.
– Evalueren van de vrijwilligerservaring na het festival om verbeterpunten te signaleren en een positieve samenwerking te waarborgen.
Wij zoeken iemand die
– Communicatief sterk is, je hebt het vermogen om duidelijk en vriendelijk te communiceren met een divers team van vrijwilligers.
– Organisatorisch sterk is, je houdt overzicht en kunt goed plannen en structureren.
– Een teamspeler is, je werkt graag samen met anderen en zorgt voor een fijne samenwerking.
– Probleemoplossend en stressbestendig is, je kunt snel schakelen en blijft rustig als er zich onverwachte situaties voordoen.
– Flexibel is, in een dynamische festival omgeving moet je snel kunnen schakelen en omgaan met onverwachte veranderingen.
– Affiniteit heeft met cultuur en evenementen, je hebt interesse in culturele evenementen en bent gemotiveerd om bij te dragen aan een succesvolle festivalervaring.
– Ervaring in het organiseren van evenementen, project-based werken of vrijwilligerscoördinatie is een pré, maar zeker geen vereiste. IBB Fest is een organisatie met genoeg ruimte om van elkaar te leren en te groeien.
– Je bent woonachtig in Utrecht, maar wonen op het Ina Boudier-Bakkerlaan studentencomplex is geen vereiste. Wel verwachten we dat je één keer per week op woensdagavond beschikbaar bent om fysiek te vergaderen.
Wij bieden
– De kans om ervaring op te doen binnen het organiseren van (culturele) evenementen.
– De kans om bij te dragen aan een groeiend cultureel evenement in Utrecht.
– De kans om samen te werken in een hecht team aan vrijwilligers.
– Ruimte voor eigen initiatief en creatieve inbreng.
– De kans om een netwerk binnen de culturele sector op te bouwen.
– De kans om je vaardigheden op het gebied van vrijwilligerscoördinatie te vergroten.
– Gezelligheid!
Solliciteren
Ben jij de vrijwilligerscoördinator die we zoeken? Stuur dan je motivatiebrief (min. half A4, max. 1 A4) en relevante werkervaring naar organisatie@ibbfest.nl t/m 10 oktober 2024. We kijken ernaar uit om van je te horen! Ben je geïnteresseerd in meerdere openstaande functies? Geef dan maximaal 2 voorkeuren op in je motivatiebrief.